Доминика Деграндис

Визуализируйте работу

Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы

Посвящается моим самым большим вдохновителям — четверым потрясающим детям: Рэйчел, Роберту, Анджело и Огастасу. Вы учите меня жить и радоваться жизни больше, чем мои профессиональные достижения, вместе взятые

Предисловие

День — сущ.

Период, состоящий из двадцати четырех часов, в основном растраченных впустую.

Амброз Бирс

Это к слову об интернет-меме, убеждающем вконец измотанных людей, что каждый имеет в своем распоряжении те же двадцать четыре часа в сутках, что и ‹впишите имя любого звездного предпринимателя›.

Мне бы хотелось пресечь на корню эту снисходительную ложь и подчеркнуть: все не совсем так, как говорят. Хотя многие бизнес-идолы проявляют, казалось бы, сверхчеловеческую работоспособность и вкалывают по сто часов в неделю, а то и больше, у них все же есть преимущество перед нами, простыми смертными. Даже если мы с ними располагаем одинаковым количеством минут каждый день, тратим их совершенно по-разному. Когда у Илона Маска накапливается слишком много незавершенных задач, он имеет возможность делегировать их, исключить из приоритетов или просто сказать нет. Если возникают неожиданные обстоятельства и тщательно продуманный стратегический план перестает отвечать потребностям организации, Шерил Сэндберг запросто переключается на что-то другое. А когда Джефф Безос сталкивается с конфликтующими приоритетами, вряд ли ему приходится преодолевать десятки бюрократических инстанций, чтобы выяснить, каким курсом следовать.

Когда такое происходит с нами (довольно часто, если начистоту), мы наблюдаем совершенно иные результаты и последствия, чем у коллег-миллиардеров.

Как же нам быть? Без неограниченных полномочий и многочисленной группы поддержки — как выполнить все необходимое, причем в срок, без ущерба для качества и собственной психики? В культуре, которая ставит во главу угла продуктивность и крепко держится за миф о многофункциональности, — как максимально эффективно управлять временем и рабочим потоком, чтобы наши усилия и энергия принесли достойный результат? А главное, как при этом найти время для жизни?

_______

Мы экономим время. Тратим его. Пускаем по ветру. Казалось бы, бесплатное, но тем не менее бесценное время, бесспорно, один из самых драгоценных ресурсов, каким мы располагаем, но нам его всегда не хватает — как индивидуумам, так и командам и организациям.

Каждый, кто когда-либо сталкивался с дедлайном, прекрасно понимает, что означает закон Паркинсона: работа заполняет время, отпущенное на нее. Не будем кривить душой: когда последний раз вы качественно выполняли свое дело на несколько дней или хотя бы часов раньше срока?

Вы не одиноки.

Возникает ощущение, будто мы постоянно чем-то заняты, но чем — непонятно. Почему мы так часто возвращаемся домой выжатые как лимон и жалуемся, что наш список дел почти не сократился? Как неуловимый носок, который постоянно теряется в стирке, — куда деваются все эти часы? Кто или, лучше спросить, что крадет у нас время, внимание, силы?

_______

Стремление укротить время или удержать его совсем не ново. Доисторические люди отслеживали фазы Луны. Шумеры создали шестидесятеричную систему счисления, которую мы применяем до сих пор: делим час на шестьдесят минут, а минуту на шестьдесят секунд. Египтяне использовали обелиски, чтобы рассчитывать длину теней, отбрасываемых Солнцем. Но недостатки солнечных часов стали очевидны, как только небо затянули облака и наступила ночь, так что персы и греки предложили альтернативу — клепсидру (водяные часы) — и стали отслеживать время с помощью потока воды.

С этими древними инструментами родились первые календари — когда сеять и собирать урожай, когда вести торговлю и совершать ежедневные ритуалы, например есть и спать.

Вернемся в наши дни. Несмотря на все современные удобства, эффективный тайм-менеджмент для многих превратился в неравный бой, в убийственную, донкихотскую задачу. Информационная экономика, предполагающая включенность 24 часа в сутки и семь дней в неделю, породила круглосуточное ожидание и, как ни странно, такие технологии, как мобильные телефоны, электронная почта и видеоконференции — инструменты, призванные облегчить нам жизнь, но часто порабощающие нас. Мы позволяем хаосу современной рабочей этики и парализующему количеству вариантов перегружать нас, отвлекать, втихую воровать наше время и внимание и в итоге препятствовать эффективности.

Все сложное мы превращаем в фетиш, но принципы этой книги подобны первым в истории решениям для отсчета времени, простым в применении и дающим фантастические результаты. Как небо, солнце, палки и песок имели практическую, наглядную пользу для древних, так и рекомендации Доминики, которые вы прочтете на следующих страницах, помогут раз и навсегда изменить вашу жизнь.

Конечно, то, что выражено зримо, легче контролировать. Если работа не видна, мы блуждаем в тумане. Мы не осознаем собственных возможностей и, конечно же, не можем поделиться ими. В итоге психологическая перегрузка создает стресс. А он усложняет и без того трудную работу, влияет на текущие задачи, отнимает способность сосредоточиваться, определять приоритеты, принимать решения и выполнять задания качественно, не говоря о том, чтобы вообще хоть как-то довести дело до конца.

Визуализация и стратегии ограничения незавершенных задач, которые предлагает Доминика, проливают свет на когнитивную нагрузку; нормализуют ожидания в команде; стимулируют сосредоточенность; погружают работу в определенный контекст, выявляя проблемы (и находя решения) в реальном времени; а также дают четкий путь к качественному результату. Элегантное объяснение и глубокий смысл этих предложений невозможно переоценить.

_______

Признаю, есть доля иронии в том, что я пишу о «расхищении времени», сидя на борту яхты, которая целую неделю будет исследовать архипелаг в море Селиш, следуя лишь «островному времени». Это первый отпуск, когда я намеренно оставила часы дома, чтобы полностью погрузиться в дикую природу и морские просторы: белоголовые орланы и сапсаны парят высоко над отвесными утесами, где девственные берега, сохранившие свою первозданную дикость, переходят в вековые леса. Выдры ловко рассекают зеркальную гладь воды, тревожа водоросли в поисках вкусненького. Вдоль скалистых берегов десятки морских львов нежатся на солнышке, а на соседнем берегу в уединении тюлени нянчатся со своими пятнистыми малышами. Вдалеке видна группа катеров; видимо, с них за чем-то наблюдают. И вскоре мне тоже удается разглядеть семью косаток, позирующих благодарной аудитории, которая вооружена «Никонами», в кристальных зеленых водах, словно упирающихся в голубые небеса.

Если на свете и есть место, где я мало думала о времени, так это жемчужина северо-западной части Тихого океана — острова Сан-Хуан.

Именно поэтому книга Доминики так важна. Наша культура трудоголизма, одержимость производительностью, а не эффективностью, привычка существовать, а не жить — все это не просто неестественно и пагубно для здоровья, но и разрушительно для индивидуума, команды и результатов деятельности организации.

Вдумчивые наблюдения и легко применимые рекомендации Доминики — первый шаг в выработке привычек, которые приведут к здоровой, продолжительной и продуктивной работе. К той, в которой больше ясности, чем стресса; выше внимание и активнее возможности принимать эффективные решения; где не такая невероятная нагрузка и, следовательно, каждый день приносит больше удовлетворения, что, в свою очередь, дает возможность расслабиться и жить полной жизнью, а не гнаться за продуктивностью.

Так что, даже если технически мы располагаем тем же количеством часов в сутках, что и ‹впишите имя любого звездного предпринимателя›, только грамотные системы позволяют рационально использовать рабочие часы. А то, что это время дает возможность заниматься другими вещами, когда мы покидаем офис, и делает нашу жизнь полноценной.

Действительно, время священно. Относитесь к нему соответственно. Визуализируйте вашу работу. Ограничивайте объем задач, которые берете на себя. Отслеживайте процессы. Постройте грамотные системы, которые отражают то, что действительно важно.

Дышать. Мыслить. Учиться. Расти. Веселиться. Любить. Жить.

Если мы хорошо работаем, то и живем хорошо. Я уверена, что мудрые советы Доминики — первый шаг к достижению этой цели: почувствовать, что больше никто (и ничто) не будет воровать ваше время, и чаще планировать свободные часы.

...

Тонианна Демариа, остров Оркас, Вашингтон