Стратегическое планирование: простые инструменты решения сложных задач
Метод структурирования внимания; от жесткого планирования к гибкому реагированию
В предыдущем разделе мы провели «ежегодное собрание акционеров» нашей «персональной корпорации» и определили стратегические ориентиры. В этом разделе мы займемся регулярным стратегическим и тактическим планированием.
Метод структурирования внимания, о котором пойдет речь, применим как к долгосрочному планированию, так и к непосредственной повседневной работе. Опишем его сначала на примере «оперативного планирования» на материале одного рабочего дня, а затем перенесем на более высокие уровни планирования.
Неоднородность времени и ограниченность внимания
Одной из типичных для современного человека проблем является перегруженность сознания огромным количеством больших и маленьких дел, которые нужно не забыть сделать. Каждый день их возникают десятки, а то и сотни. Отсюда перегруженность, стресс, чисто физиологическая невозможность сосредоточиться на приоритетных вещах и вдуматься в них.
Традиционные системы планирования часто ничем не могут помочь в такой ситуации, поскольку огромное количество дел не являются жестко привязанными к времени. В какой раздел традиционного ежедневника вы запишете задачу «Увидев пробегающего Скумбриевича, передать ему желтую папку с ботиночными тесемками»? Надеяться на свою память не стоит: мозг, несомненно, будет упорно напоминать вам о Скумбриевиче по дороге на работу (тревожно и изматывающе) и по дороге с работы (виновато). Виновато, потому что в момент пробегания Скумбриевича вы о желтой папке наверняка не вспомните.
Вряд ли облегчит дело и стикер, налепленный на монитор: он обязательно затеряется под ворохом аналогичных стикеров, напоминающих о куче других дел, причем обязательно заслонит собою стикер с делом, которое шеф очень хочет «ко вчера».
Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени. Первое — хронос, привычное нам линейное, измеримое, однородное время. Именно для упорядочения этого времени предназначены обычные ежедневники.
Второе — кайрос, удобный момент, удачное стечение обстоятельств; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Продолжая разговор о роли моделей в личной эффективности, заметим, что модель такого важного явления, как время, у греков была явно адекватнее нашей. Именно с понятием «кайрос», т. е. удобный момент, связаны многие жестко не привязанные к времени дела.
Такие кайросы создают то, что мы условно назовем неоднородностью времени. Естественно, речь идет не о самом времени, а об определенных внешних обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами. Примеры контекстов: «когда мимо пробегает Скумбриевич», «будучи в магазине», «когда сильно хочется работать». Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершить именно в этот момент.
Как же вспоминать о нужных делах в нужное время, в нужном контексте? Необходимо, но не достаточно для этого создание обзора, как это описано в соответствующем разделе. Но даже собранные в одном месте, 60–70 стикеров с делами вряд ли являются достаточно эффективной системой напоминания. Оптимальный способ упорядочения этого набора дел легко построить, если учесть некоторые свойства внимания человека.
Сознание человека может успешно работать только с одним объектом — делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей работать с несколькими делами одновременно — следствие высокой переключаемости внимания [Деление на сознание, предсознание и подсознание восходит к работам З. Фрейда и К.Г. Юнга.].
Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью), можно держать в поле зрения еще пять — девять, но не больше! Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент (кайрос) для выполнения которых может наступить в ближайшее время.
Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Ошибка многих людей состоит в том, что они пытаются удержать в сознании и предсознании гораздо больше дел, чем те способны вместить. Таким образом и сознание, и предсознание используются нерационально.
Искусство эффективного управления задачами состоит в том, чтобы не пытаться решать все проблемы одновременно, а концентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв о всех прочих. Но для этого нужно создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между уровнями сознания.
Как мы уже говорили, все дела и мысли должны быть материализованы, вынесены за пределы мозга для его разгрузки. Ваша система личной работы — это как бы продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, она должна быть структурирована так же, как структурировано ваше сознание.
Фокус внимания — область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект — тот, с которым вы непосредственно работаете.
Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для памяти. Именно в этой области должна находиться желтая папка, чтобы в момент пробегания Скумбриевича вы о ней вспомнили.
Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация. Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить указатель на это дело из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближайшего внимания нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2.
Особо отметим, что внутри этих трех областей может царить полный хаос. Главное — жестко придерживаться поставленных границ и правил перемещения дел через границы. Это даст гарантию того, что вы вспомните о нужном деле в нужное время, не тратя слишком много сил на наведение порядка. При этом голова у вас будет всегда свободна для мыслей и творчества.
Любители стикеров могут организовать такую систему весьма наглядно на доске планирования. Сторонники бумажных ежедневников — с помощью выделения разделов, посвященных тем или иным контекстам. Адепты электронного планирования — с помощью системы категоризации задач [На примере наиболее распространенного в российских корпорациях планировщика Microsoft Outlook этот подход подробно описан в книге Архангельского Г.А. «Формула времени: тайм-менеджмент на Microsoft Outlook» (М.: Манн, Иванов и Фербер, несколько переизданий). Подход может быть реализован в любом программном продукте, позволяющем группировать задачи по категориям. Из наиболее популярных и удобных отечественных упомянем «Битрикс24».].
Систему, позволяющую вводить в поле зрения нужные дела в нужное время и основанную на вышеописанных свойствах сознания, мы будем называть системой структурирования внимания. Возникает вопрос: можно ли перенести тот же метод на дела большего масштаба, чем дневной, и сделать систему структурирования внимания основой всего стратегического планирования? Ответу на этот вопрос посвящены следующие разделы.
Приложение метода к задачам долгосрочного планирования
Что является аналогом внимания человека, когда мы говорим о больших промежутках времени? Мы можем сказать: «Иван Иванович сконцентрировал внимание на докладной записке», но ведь мы можем сказать и: «Иван Иванович сконцентрировался на проекте постройки нового завода — ни о чем другом слышать не хочет, по другим вопросам почти не принимает».
Очевидно, такое «обобщенное внимание» напрямую связано со структурой затрат времени. Чем больше времени вы выделяете на какой-то проект по сравнению с другими, тем сильнее вы на нем сконцентрировали внимание.
Условно назовем такое внимание стратегическим, в противоположность обычному, физиологическому. Для стратегического внимания сохраняют силу все закономерности, о которых мы говорили в приложении к обычному вниманию. Как правило, оно не меньше, чем физиологическое, раздроблено на множество дел и проектов.
Как и обычное внимание, стратегическое лучше концентрировать, а не распылять. Работа над объектами высокой сложности, с множеством взаимосвязей требует долгой «раскачки» мозга, вживания его в тему, пропитки информацией. При такой концентрации подсознание начинает само вылавливать из окружающего мира информацию, касающуюся проблемы или проекта, что также повышает эффективность работы над ним.
Что в этой системе будет аналогом структуры «сознание — предсознание — подсознание»? Удобная аналогия просматривается в трех базовых горизонтах планирования: день, неделя, год.
Уровень дневного оперативного планирования — это ваше стратегическое сознание, которое может быть более или менее сконцентрировано на каком-либо проекте.
Уровень недельного тактического планирования — это ваше стратегическое предсознание, в котором может находиться одновременно несколько проектов, между которыми вы переключаетесь. Доля этих проектов в структуре времени вашего сегодняшнего дня невелика, т. е. они находятся на периферии сознания.
И наконец, уровень годового стратегического планирования — это ваше стратегическое подсознание, в котором может быть сколько угодно замыслов и целей. Сейчас вы на них почти не тратите времени, но постепенно они могут перейти в предсознание, т. е. вы начнете выполнять по ним какие-то подготовительные операции, и затем в благоприятный момент они перейдут в сознание — вы сконцентрируетесь на их выполнении.
Нетрудно заметить, что эти горизонты планирования соответствуют трем масштабам проектов, которые мы задавали раньше. Как и тогда, деление на уровни нечеткое. Задачи дневного горизонта планирования требуют выполнения в течение ближайших 2–3 дней, недельного — в течение 2–3 недель, годового — в течение времени, выходящего за эти рамки.
Конец ознакомительного фрагмента
