На заседаниях звучали противоположные мнения. Прикомандированный к МГШ лейтенант А. И. Лебедев 2-й 9 декабря 1911 г. в записке, являющейся, по сути, особым мнением, писал, что переписка должна вестись от первого лица. Начальники и подчиненные должны переписываться «рапортами» и «предписаниями», а неподчиненные друг другу должностные лица — «отношениями», «сношениями», «сообщениями» и так далее [РГА ВМФ. Ф. 410. Оп. 3. Д. 869. Л. 25–31.]. Кроме того, представитель МГШ предлагал обозначать на каждой бумаге ее тип — «рапорт», «отношение» и так далее. Большинство членов комиссии признали это правильным, но лишь «теоретически», предположив, что такой порядок вызовет наплыв бумаг к начальникам учреждений. На это А.И. Лебедев возразил, что и при существующем порядке начальники формально обязаны разбирать все поступающие документы сами. Лишь его последнее предложение нашло поддержку у большинства. 10 декабря В. А. Штенгер представил министру проект «Положения о письмоводстве в морском ведомстве» [Там же. Л. 1.]. Результаты работы комиссии были одобрены, и 25 января 1912 г. она прекратила свою деятельность [Там же. Л. 53.], однако новые правила делопроизводства в действие введены не были.

На флотах о деятельности комиссии, по-видимому, не знали. Так, 18 января 1912 г. главный командир Кронштадтского порта вице-адмирал Р.Н. Вирен вошел в ГМШ с ходатайством об издании правил письмоводства для учреждений Морского министерства [Там же. Л. 54, 58.]. 20 июля 1912 г. товарищ морского министра вице-адмирал М.В. Бубнов писал И. К. Григоровичу о необходимости создания новых правил переписки и образования с этой целью комиссии под председательством начальника Канцелярии Морского министерства (с октября 1911 г., после реорганизации Морского министерства, директор Канцелярии министерства стал называться начальником Канцелярии) с участием представителей главных управлений, Кронштадтского порта и командующего Морскими Силами Балтийского моря [Там же. Л. 56.]. После этого проект комиссии В. А. Штенгера вновь вернулся к жизни и был разослан на отзыв заинтересованным учреждениям и лицам летом 1912 г. Однако с отзывами не торопились. Ответ Главного управления кораблестроения был прислан, например, только 16 сентября 1913 г. [Там же. Л. 69.]

Между тем, запросы продолжали поступать. 27 марта 1913 г. член Адмиралтейств-совета вице-адмирал В.И. Литвинов, инспектировавший суда, команды флота и береговые учреждения в Либаве, Ревеле и Свеаборге, переслал в Морское министерство записку командира минного заградителя «Ладога» капитана 2 ранга Н.В. Кроткова об упрощении делопроизводства [Там же. Л. 64–69.]. Впрочем, и порядок рассылки проекта оставлял желать лучшего: Р.Н. Вирену он был направлен лишь 23 сентября 1913 г.(!) [Там же. Л. 70.]. Как тут не вспомнить о проекте создания в министерстве подразделения, аналогичного германской Регистратуре. Главный командир Кронштадтского порта тоже не торопился: он вернул проект с незначительными поправками более чем через два месяца — 2 декабря того же года [Там же. Л. 71.]. Видимо, в Канцелярии Морского министерства посчитали, что было бы легкомысленно вводить в действие правила, обсуждавшиеся всего около года, и отредактированный Р.Н. Виреном вариант вновь разослали на отзыв ни много ни мало как 24 октября 1914 г. [Там же. Л. 93-107 об.] Как видно, даже начавшаяся война не могла поколебать канцелярские устои.

В декабре предполагалось внести проект «Устава делопроизводства», в Адмиралтейств-совет [РГА ВМФ. Ф. 418. Оп. 1. Д. 1240. Л. 216.]. На сей раз отзывы последовали довольно скоро. Уже 29 октября МГШ отвечал, что ввиду крайней загруженности учреждений работой, в связи с войной, проект лучше всего отложить «до более спокойного времени» [РГА ВМФ. Ф. 410. Оп. 3. Д. 869. Л. 109.]. Главный военно-морской прокурор Н.Г. Матвеенко, начальник Главного гидрографического управления (ГГУ) М.Е. Жданко и управляющий санитарной частью флота А.Ю. Зуев ограничились небольшими поправками стилистического характера [Там же. Л. 113,114,121–121 об.]. Наиболее развернутый отзыв дал А. И. Лебедев, теперь уже старший лейтенант, назначенный в 1912 г. начальником Архива Морского министерства. В своем отзыве он предлагал радикально переработать проект в духе тех идей, которые отстаивались им еще в 1911 г. [РГА ВМФ. Ф. 410. Оп. 3. Д. 869. Л. 115–120 об.] Начальник ГМШ вице-адмирал К.В. Стеценко, занимавший эту должность с 17 апреля 1914 г., предложил пересмотреть проект в специальной комиссии «собрав таковую комиссию по окончании военных действий» [Там же. Л. 122.]. На этом попытка разработать новые правила делопроизводства в Морском министерстве и завершилась. Видимо, необходимость их введения не была особенно острой и не воспринималась как задача первостепенной важности. Этим можно объяснить то, что обсуждение данного проекта тянулось свыше трех лет и окончилось безрезультатно.

Верховная морская коллегия (ВМК) издала приказ «Об организации правильной постановки архивного дела во флоте в целях всестороннего собирания материалов истекшей войны и современной революции, являющихся историческими материалами важнейшей исторической ценности» 14 января 1918 г. [РГА ВМФ. Ф. р-5. Оп. 1. Д. 213. Л. 1. Приказ по флоту и морскому ведомству № 35 от 14 января 1918 г.] Отталкиваясь от этого приказа, управляющий Архивом Морского министерства бывший капитан 2 ранга А.И. Лебедев подал доклад с предложениями по расширению штата Архива. Дело в том, что штат 1917 г. не соответствовал возросшим задачам, стоящим перед Архивом, несмотря на увеличение численности архивных работников в октябре 1916 г., поскольку объем работы вырос минимум в 10 раз по сравнению с довоенным временем. Архив получает «сотни пудов» неразобранных и неподшитых документов. «Великое историческое значение событий, переживаемых родиной в настоящее время, на изучении коих будут воспитываться все будущие поколения русского народа, заставляют Центральный Архив Флота и Морского ведомства принять немедленно меры к тому, чтобы ценнейшее достояние народа — исторические материалы для изучения его революционного творчества были собраны и сохранены с наивозможной полнотой» [Там же. Л. 1 об.].

А. И. Лебедев предлагал новую структуру Архива, который должен был подразделяться на отделы: Исторический, Текущий (принимает документы с флотов, от учреждений в Петрограде и от местных архивных отделений), Военно-морской для собирания материалов войны 1914–1917 гг. и революции, Управление архивной частью и местные отделения в портах [Там же. Л. 2.].

15 марта 1918 г. ВМК утвердила временное Положение и временные штаты Центрального архива в соответствии с предложениями А. И. Лебедева [Там же. Л. 14.]. 21 марта Канцелярия Морского министерства указала ВМК, что при утверждении временных штатов Архива был нарушен принятый порядок. Следовало сначала направить новые штаты на рассмотрение Наркоматов финансов и государственного контроля, а затем — в Особый комитет по сокращению государственных расходов при Высшем совете народного хозяйства (ВСНХ), созданный Совнаркомом декретом от 16 февраля [Декрет об учреждении Особого комитета по сокращению государственных расходов. 16 февраля // Декреты Советской власти. T. 1: 25 октября 1917 г. — 16 марта 1918 г. М., 1957. С. 483–484.]. Окончательно временное положение, временный штат и временное штатное расписание Архива были утверждены только 28 апреля 1918 г. [РГА ВМФ. Ф. р-5. Оп. 1. Д. 213. Л. 27.]

В соответствии с Декретом Совета Народных комиссаров от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела» заканчивается история Архива как ведомственного учреждения. Центральный архив флота и морского ведомства включается в состав 2-го военно-морского отделения III секции Единого государственного архивного фонда.

Тем не менее, в морском ведомстве оставался архивный орган — по инициативе начальника МГШ Е.А. Беренса и комиссара штаба Л.М. Рейснер приказом по флоту и морскому ведомству от 14 февраля 1919 г. было образовано Архивное отделение флота и морского ведомства с подчинением Комиссии по исследованию и использованию опыта войны на море в 1914–1918 гг. (Мориском).

Задачей Архивного отделения было собирание архивных материалов и приведение их в порядок. Работа велась под руководством управляющего 2-м отделением III-й секции ЕГАФ (бывший Архив Морского министерства) А. И. Лебедева [РГА ВМФ. Ф. р-342. Оп. 1. Д. 894. Л. 8,10.]. Он был опытным архивным работником и заведовал Архивом Морского министерства еще с 1912 г.

Источниками данного исследования стала, прежде всего, делопроизводственная документация, хранящаяся в Российском государственном архиве Военно-морского флота (РГАВМФ) в Санкт-Петербурге. Делопроизводственные документы позволяют получить представление о процессе выработки тех или иных решений. В них отражаются позиции и мнения руководителей, а иногда и рядовых участников событий, по ним можно судить об атмосфере, в которой принималось то или иное решение. Внешний вид документа может многое рассказать о породившей его эпохе. Изменения в формуляре документов или сохранение традиционного формуляра, изменения качества и цвета бумаги, качества и цвета лент для пишущих машинок, особенности оформления подписей должностных лиц могут многое поведать об обстановке, в которой проходила деятельность отечественного государственного аппарата в революционную пору.

В начале XX в. в морском ведомстве не существовало единого нормативного акта, регулирующего формы и способы ведения делопроизводства, и они определялись традицией. Правда, в период реорганизации ведомства между окончанием Русско-японской и началом Первой мировой войны был поставлен вопрос о стандартизации делопроизводства в ведомстве. Летом 1909 г. морской министр С. А. Воеводский назначил комиссию по разработке Устава делопроизводства [РГА ВМФ. Ф. 418. Оп. 1. Д. 1240. Л. 99.]. Бесплодные совещания протянулись до начала Первой мировой войны, но Устав так и не был разработан.