Несмотря на отсутствие нормативных актов, единообразию формуляра документов способствовало широкое распространение типографских бланков, но каждое подразделение имело свои, отличавшиеся от бланков других учреждений размерами и деталями оформления. Бумаги Морского министерства начала XX в. имеют обычные для этого времени признаки официального документа: угловой штамп в левом верхнем углу, где указывалось название учреждения или должностного лица, от которого исходил документ, исходящий и входящий номера, подпись должностного лица и скрепу. Документы, как правило, печатались на пишущей машинке через полтора-два интервала, иногда размножались типографским способом, а в редких случаях писались от руки. В 1905–1914 гг. господствуют синие ленты для пишущих машинок, довольно большое распространение получают двуцветные сине-красные ленты. Обычно все документы рассматриваемого периода имеют левое поле, шириной от ¼ до ½ листа, предназначенное для резолюций и заметок. Исключение составляли докладные записки, оформлявшиеся обычными полями. К этому времени сложилась устойчивая традиция покрывать прозрачным желтоватым лаком карандашные резолюции высокопоставленных лиц в целях сохранности. Вышестоящие начальники, как правило, сносились с подчиненными предписаниями и приказами, младшие со старшими — рапортами и служебными записками, а равные, но независимые должностные лица — отношениями и служебными письмами, однако, на самих делопроизводственных бумагах их тип обычно не обозначался, поэтому создать их точную классификацию затруднительно. В тех случаях, когда требовалось подчеркнуть неофициальный характер обращения одного чина к другому, пользовались частными письмами.

Делопроизводственные документы дореволюционного периода, как правило, напечатаны на хорошей бумаге, с широкими полями, через полтора-два интервала, качество машинописи высокое (отсутствуют опечатки, оттиски букв четкие). Подписывая документы морского ведомства, офицеры или чиновники писали от руки лишь фамилию и дворянский титул, если он был, а чин пропечатывался на пишущей машинке или писался писарем. Необходимости в расшифровке подписи не возникало, так как было принято писать фамилию полностью или почти полностью, притом сравнительно разборчивым почерком.

За 1917 г. ход делопроизводства в морском ведомстве постепенно разлаживался, правда, этот процесс не был быстрым и зашел не слишком далеко. Множество бюрократических процедур продолжало выполняться по инерции. Например, производство в чины в морском ведомстве продолжалось как минимум до 16 декабря 1917 г., до появления декрета «Об уравнении всех военнослужащих в правах» [Декрет об уравнении всех военнослужащих в правах. 16 (29) декабря // Декреты Советской власти. T. I: 25 октября 1917 г. — 16 марта 1918 г. С. 242–243.], а возможно, и до 29 января 1918 г., то есть до издания декрета о создании Рабоче-Крестьянского Красного Флота, который упоминал о введении единого звания «красного военного моряка». В декрете 10 ноября 1917 г. «Об отмене сословий и гражданских чинов» ничего не говорилось об отмене военных чинов [Декрет об уничтожении сословий и гражданских чинов. 11 (24) ноября // Декреты Советской власти. T. I: 25 октября 1917 г. — 16 марта 1918 г. С. 72.], и на канцелярском делопроизводстве он не отразился: в чины производили по-прежнему.

Перевод делопроизводства «на советские рельсы» начинается постепенно. 23 марта 1918 г. для всех центральных учреждений РСФСР вводится новый образец бланков, использование которого становится обязательным с 1 апреля 1918 г. Все бывшие министерства должны были именоваться народными комиссариатами [РГА ВМФ. Ф. р-5. Оп. 1. Д. 163. Л. 135 об. Приказ по флоту и морскому ведомству № 132 от 9/24 марта 1918 г.]. 3 августа 1918 г. Совнарком постановил воспретить учреждениям пользоваться старыми гербовыми печатями с изображением двуглавого орла и приказал всем завести печати с гербом РСФСР [РГА ВМФ. Ф. р-5. Оп. 1. Д. 194. Л. 130.].

В 1918 г. резко снижается качество оформления документации. Начинает использоваться бумага низкого качества, иногда даже линованная или в клетку, оборотная сторона ненужных документов, например, морских карт. Бумага используется крайне экономно — поля становятся узкими, интервал сокращается до одинарного, понижается качество машинописи. Подписи становятся сокращенными и плохо читаемыми. В то же время формуляр делопроизводственного документа в целом сохраняется, с заменой названий учреждений, исчезновением обращений и подписей по чину и общему титулу (например, «ваше превосходительство»). Как курьез следует отметить резкое снижение внимательности телеграфистов при передаче телеграмм — в них появляется масса опечаток и пропусков букв, что иногда делает текст телеграммы трудным для понимания.

В целом, следует констатировать живучесть делопроизводственных традиций, которые не претерпели принципиальных изменений во время революции и Гражданской войны. Они продолжали непрерывно развиваться, несмотря на все перемены в политическом и общественном строе.

Делопроизводственная документация относится к роду документальных письменных источников. Наряду с делопроизводственной документацией к роду документальных относятся также нормативные акты, судебно-следственная документация, актовый материал, статистические материалы и документы политических партий. В делопроизводственной документации следует выделять такие разновидности, как протокольная документация, деловая переписка, информационные, учетные и отчетные документы [На наш взгляд, классификация исторических источников требует дальнейшей разработки. Среди последних работ по общему источниковедению укажем на: Источниковедение новейшей истории России: теория, методология, практика/Под ред. А. К. Соколова. М., 2004; Сиренов А.В., Твердюкова Е.Д., Филюшкин А.И. Источниковедение. СПб., 2015.]. Эта классификация является в значительной мере условной, так как точного разграничения разных групп добиться трудно. Кстати, еще в начале XX в. в делопроизводственной практике морского ведомства возникали предложения обозначать на бумагах их тип (рапорт, отношение, предписание, приказ и т. д.) для упрощения работы с ними. Это предложение так и не было реализовано. Пожалуй, только на рапортах всегда указывалось наименование документа.

В качестве характерной черты содержания делопроизводственных документов морского ведомства революционной эпохи обращает на себя внимание традиционная анонимность многих аналитических записок или записок с теми или иными проектами. Это подчеркивало коллективный характер работы штабов и учреждений и вместе с тем служило иллюстрацией известного принципа, сформулированного немецким военачальником и военным теоретиком Г.-К.-Б. фон Мольтке (Мольтке-старшим): у офицера Генерального штаба не должно быть имени, он должен стремиться не к известности, а лишь к пользе для дела. Также обращает на себя внимание откровенный и даже несколько вольный характер высказываний флотских специалистов в письмах, записках, рапортах, проектах.

Однако, как справедливо отмечал в конце 1920-х годов видный партийный и военный деятель К. А. Мехоношин: «Историк, пожелавший лишь по одним архивным документам изучить минувшие события, оказывается в крайне затруднительном положении. Пережитая эпоха чрезвычайно характерна в том отношении, что ее наиболее яркие и подчас наиболее содержательные этапы как раз менее всего располагают к тем формам работы, которая фиксируется в документе. И поэтому среди других материалов воспоминания являются также своего рода документами большой исторической ценности. Не раз, наверное, благодаря им удастся связать в единое целое и понять внутренний смысл того или иного периода» [Мехоношин К. А. От захвата власти к овладению аппаратом // Война и революция. 1928. № 2. С. 32.]. Действительно, подозрения, слухи, домыслы, непосредственные впечатления, характеристики окружающих, которые можно найти лишь в источниках личного происхождения, передают не только аромат эпохи, но и позволяют судить о самоощущении и мировоззрении представителей различных социальных и профессиональных групп. Как правило, делопроизводственная документация не позволяет этого сделать. Поэтому в исследовании используется целый ряд мемуаров представителей различных политических лагерей, бывших офицеров и бывших матросов. Мемуары используются в основном не столько для изучения исторических событий, сколько как источник изучения сознания людей, вовлеченных в бурный поток истории революционной эпохи.