Коно Эйтаро
Как 1 % усилий помогает сделать 99 % работы
Вступление
Сцена, которая может произойти где угодно
Сцена 1. Разговор начальника и подчиненного:
Подчиненный: Извините, можно вас ненадолго отвлечь?
Начальник: Извините, сейчас занят… Давайте попозже.
Подчиненный: Хорошо…
Через час.
Подчиненный: Начальник уехал? А когда вернется?
Секретарь: Сегодня в офис уже не вернется, а с завтрашнего дня неделю будет в командировке в Европе и потом сразу уходит в отпуск. А вы по какому вопросу? Может, я смогу вам помочь?
Подчиненный: У меня дело двух минут, но его нужно обсуждать лично с начальником.
Секретарь: Что ж, тогда приходите через две недели.
Сцена 2. Совещание
Бесконечное совещание. Хотя собралось больше 20 участников, говорит только один. Временами кабинет погружается в тишину, и возобновляет беседу все тот же человек. Похоже, на этом совещании он «самый главный». Запланированное часовое совещание почему-то длится уже более полутора. Люди поглядывают на наручные часы, но так, чтобы «самый главный» не заметил. Через два часа совещание наконец закончено.
В пузырьках мыслей над головами участников можно прочесть: «Что в итоге решили?», «Что ж так долго…», «Кто-нибудь, остановите его уже!» Удивительно, но в пузырьке над головой «самого главного» те же слова: «Прервите меня, ну хоть кто-нибудь. Почему все молчат?..»
Японцы добросовестные?!
Наверное, все, кто работает в крупных компаниях, в той или иной мере были свидетелями подобных сцен. Такие ситуации крадут огромные ресурсы у множества людей. Время, деньги, возможность провести другое совещание или улучшить качество продуктов. Ужасное «расточительство». Отчего появляется это состояние «расточительства»? Я считаю, что за ним стоят такие традиционные японские достоинства, как такт и вежливость, большое внимание к проявлению эмоций и пр.
В Сцене 1 подчиненный учел то, что начальник занят, и вежливо спросил: «Можно вас ненадолго отвлечь?», из-за чего впустую потратил две недели.
В Сцене 2 «самый главный» хочет, чтобы кто-нибудь высказался, чтобы было обсуждение, но остальные 20 участников воздерживаются, в результате чего два часа проходят для них впустую.
График 1. Гипотеза перевернутой U
Если не усложнять, то участники этих сцен слишком «добросовестные» в плохом смысле слова. В мире спортивной психологии существует так называемая гипотеза перевернутой буквы «U» (см. график выше). Этот график показывает, что чрезмерная добросовестность не обеспечивает высокой результативности. Чтобы достичь максимальной результативности, нужно добавить немного труда к тому, что вы уже считали «добросовестностью».
Кто-то сделал впечатляющее наблюдение, что в японском языке слова «добросовестный» (яп. majime) и «жалкий» (яп. mijime) отличаются только одной буквой. Это наблюдение не было сделано с целью посмеяться над «добросовестностью», оно лишь подчеркивает, что неправильная «добросовестность», несмотря на искренние намерения добросовестного человека, может привести к «жалким, плачевным» результатам.
Есть кое-что, что каждый может начать делать прямо с этой секунды!
В этой книге представлены подсказки, которые благодаря лишь небольшим изменениям сразу же улучшат работу любого человека, даже если у него отсутствуют специальные навыки, необходимые для эффективной работы и планомерного достижения целей, или он не стремится к долгим тренировкам.
Хотя предложенные секреты-подсказки могут показаться очевидными или банальными, на удивление мало людей действительно следует им. Наверное, не будет ошибкой сказать, что 99 % людей им не следует.
В то же время если смотреть на людей, которые прикладывают немного усилий и следуют этим подсказкам, то можно заметить, что многие из них действительно идут на шаг впереди остальных, то есть работают «на отлично». Я заявляю, что чтобы работать «на отлично», не обязательно делать что-то особенное и выставлять это на всеобщее обозрение. Более быстрым способом будет честно следовать советам, представленным в этой книге, осваивая их один за другим.
Единственное препятствие, которое необходимо преодолеть, — это представление о «добросовестности», которое мы уже рассматривали. Это представление необходимо немного изменить. Именно это я имел в виду под выражением «Секреты 1 %».
Эта книга состоит из 8 глав. Я предполагал, что вы будете читать их по порядку, но старался полностью выразить каждую идею на одном развороте книги, так что вы ничего не упустите, если начнете читать с той главы, которая вам наиболее интересна или в которой говорится о важной для вас проблеме.
После прочтения обязательно сразу же начинайте выполнять представленные в книге подсказки, и вы непременно заметите, как стремительно и резво ваша эффективность пойдет в гору.
Март 2012
Эйтаро Коно
Глава 1. Секреты хорэнсо
Будьте уверены в себе
При работе в крупной компании никак не обойтись без отчетов, информирования и консультаций («хорэнсо», от яп. Houkoku — отчет, renraku — информирование, sodan — совет, консультация). В хорэнсо существует множество маленьких техник, благодаря которым можно повысить эффективность работы.
Не бывает ли так, что перед тем как выполнить хорэнсо, вы используете такие вступления, как «Извините, пока еще не полностью готово» или «Не знаю, правильно ли все описано, но…»? Такие вступления, наоборот, снижают эффективность. Если вы привыкли всегда, не задумываясь, начинать с подобных слов, вам следует избавиться от этой привычки.
Случай из практики
Как-то раз со мной произошла такая ситуация:
Ради эксперимента я отправил электронное письмо, начинавшееся со слов: а) «Пока еще недостаточно» и b) «Довольно хорошо, последовательно выполнено», но одинаковое по содержанию, двум разным группам людей.
Результаты раскрыли мне глаза.
От получателей первого письма в ответ я получил негативные комментарии, такие как «Пришлите, когда все хорошенько обдумаете» или «Исправьте здесь и здесь».
А комментарии второй группы были позитивными, например: «Хорошо получилось!», «Отлично!», «А вот так будет еще лучше» (хотя содержание письма было одинаковым).
Реакция людей зависит от их предшествующих убеждений. В психологии такое явление называется «эффект прайминга» (priming, предшествование. — Прим. пер.).
Хорошо известен эксперимент, когда эффективность лекарства меняется в зависимости от того, говорили участнику о его эффективности или не сообщали, что он принимает лекарство. Так же и в бизнесе: если сразу дать понять, что вы уверены в себе, ваш собеседник будет более склонен ответить позитивно.
Таким образом, если вести себя уверенно, реакция партнера будет позитивной, а ваша уверенность в себе станет вашим попутным ветром. Никогда не следует специально создавать себе глупые препятствия, браться за ненужную работу и тратить время зря.
Говорите связно
Не бывало ли так, что один и тот же доклад у кого-то идет гладко, а вас атакуют вопросами? Зачастую причина кроется в вашем неумелом рассказе. Плохо построенный доклад также создает впечатление о неуверенности рассказчика и вселяет неуверенность в слушателя. Эта неуверенность выливается во множество вопросов по мелочам и придирки, не имеющие никакого отношения к содержанию доклада. Таким образом, вы не только не достигаете цели доклада, но и можете потерять доверие коллег.
Существуют две техники, позволяющие говорить более гладко и связно.
Рассказывайте в порядке лес → дерево → ветви
(лес — общая информация о докладе, дерево — основные моменты доклада, ветви — подробные пояснения)
Нужно начинать не с того, о чем вы хотите рассказать, то есть не с ветвей, а с общей информации (лесе), чтобы слушатели поняли направление доклада, затем перейти к основным моментам (деревьям) и лишь после к подробностям (ветвям). Если рассказывать в таком порядке, вы удивитесь, как гладко пойдет ваш доклад (информирование, консультация).
Заранее определите слова-вступления и связки для перехода от одной части к другой
Связки для перехода от одной части к другой — это слова для перехода от леса к деревьям и от деревьев к ветвям. «Тем не менее» «в частности» или другие слова-связки нужно определить заранее, чтобы речь разворачивалась гладко и чтобы, даже стоя перед руководителями или клиентами, вы могли выполнить хорэнсо без лишнего волнения, логично и связно.
Можно подумать, что это мелочи, но такие мелочи, накладываясь друг на друга, создают общее впечатление о вас.
Отвечайте на заданные вопросы
При хорэнсо вам могут задавать вопросы. Например, как бы вы ответили на вопрос: «Вам удалось договориться о встрече с А.?» Рискну предположить, что часто люди отвечают: «Насколько я знаю, он в командировке», то есть начинают с причин или обстоятельств, а не отвечают на вопрос напрямую. В худшем случае можно зайти совсем издалека и ответить: «Да, только что его видел, он, похоже, очень занят, даже заговорить с ним не удалось. Говорят, его подчиненный вдруг на работу не вышел».
